Úloha s termínom na štvrtok. Riešiteľ má od stredy dovolenku. Zistíte to v piatok ráno, keď sa termín minie — a nikto nie je na vine, lebo tú informáciu nemal kde vidieť.

Je to jedna z najbežnejších strát času v malých firmách a nevzniká z nedbanlivosti. Vzniká z toho, že úlohy sú v jednom nástroji a dovolenky v druhom — v tabuľke, v maile alebo v hlave personalistky.

Prečo o tom bežné nástroje na úlohy nevedia

Asana, Monday.com ani ClickUp nemajú modul neprítomností. Nie preto, že by na to zabudli, ale preto, že HR je iná kategória softvéru. Kým dovolenky žijú mimo nástroja na úlohy, nástroj vás pri priraďovaní práce nemá ako varovať — o dovolenke jednoducho nevie.

CTM má oboje v jednom produkte, takže tá informácia je k dispozícii presne vtedy, keď je užitočná: v momente, keď úlohu zadávate.

Varovanie v momente priradenia

Len čo má úloha termín a riešiteľa, CTM skontroluje jeho neprítomnosti v danom období a upozornenie ukáže priamo vo formulári — ešte pred uložením. Rozlišuje pritom dva stavy:

Schválená neprítomnosť — tvrdý signál, ten človek v danom termíne nepracuje
Žiadosť čakajúca na schválenie — mäkšia poznámka, lebo ešte môže byť zamietnutá

Tá istá kontrola beží pri plánovaní porady. Nie je to blokácia — úlohu aj poradu uložíte, ak chcete. Ide o to, aby ste sa rozhodovali s informáciou, nie bez nej.

Home office prácu neblokuje. Zámerne

Človek na home office pracuje, len nie je v kancelárii. Považovať to za konflikt pri prideľovaní úlohy by znamenalo, že vás systém otravuje pri niečom, čo je úplne v poriadku. Preto sa home office ukazuje ako informácia, nie ako prekážka.

Prácu blokuje dovolenka, PN, OČR a priepustka. To sú stavy, pri ktorých má varovanie zmysel.

Koľko ľudí z oddelenia môže byť preč naraz

Druhá polovica problému nie je jednotlivec, ale tím. Traja ľudia z desiatich na dovolenke súčasne nemusia byť problém; traja z piatich takmer určite áno.

Pri žiadosti o dovolenku preto vidno, koľko ľudí z toho istého oddelenia je v danom termíne preč a aký podiel tímu to je. Prah si nastavíte sami a nad ním sa údaj zvýrazní, takže si to schvaľovateľ všimne pred kliknutím na schválenie, nie po ňom.

Sviatky, ktoré sa nerátajú do pracovných dní

Dovolenka od 30. apríla do 2. mája nie sú tri dni dovolenky. Prvý máj je štátny sviatok a nemá čo ubrať z nároku.

CTM má štátne sviatky Slovenska, Česka a Nemecka priamo v systéme a uplatňuje ich podľa krajiny, ktorú má firma nastavenú. Sviatky sú vyznačené v kalendári a nerátajú sa medzi pracovné dni — vrátane pohyblivých, ako je Veľký piatok a Veľkonočný pondelok.

Štatistiku čerpania si viete pozrieť v kalendárnych aj v pracovných dňoch, podľa toho, ako to má firma vo vnútorných pravidlách.

Ročný prehľad vrátane tých, čo nečerpajú

Manažér a administrátor majú ročný prehľad čerpania celého tímu. Podstatná je jedna vec, ktorú väčšina prehľadov vynecháva: sú v ňom aj ľudia, ktorí zatiaľ nečerpali nič.

Práve tí sú totiž tí zaujímaví. Nevyčerpaná dovolenka na konci roka je problém pre firmu aj pre človeka a všimnúť si ju v septembri je oveľa lacnejšie než v decembri.

Čo na to potrebujete

Kapacitné plánovanie je súčasťou modulu dovoleniek, ktorý je dostupný od plánu Starter za 19 € mesačne za celú organizáciu — nie za používateľa. Nastaviť treba jedinú vec: krajinu firmy, podľa ktorej sa uplatnia sviatky.

Podrobnosti sú na stránke Kapacitné plánovanie a sviatky a Správa dovoleniek.

Kto je kedy k dispozícii: kapacitné plánovanie a sviatky