Zápisnica z porady — vzor na stiahnutie zadarmo
Pripravená štruktúra so všetkým, na čo sa pri písaní zabúda: program, prítomní, rozhodnutia a tabuľka úloh s termínom a zodpovedným. V .docx aj v PDF, zadarmo.
Ten istý vzor vo Worde — prepíšte si nadpisy, pridajte stĺpce, doplňte logo.
Čo vzor obsahuje
Hlavičku porady, prítomných a ospravedlnených, program, priebeh a závery k bodom, rozhodnutia, tabuľku úloh so stĺpcami Čo / Kto / Dokedy / Stav a termín ďalšej porady.
Dve strany na vypĺňanie, tretia s návodom
Prvé dve strany sú samotná zápisnica. Tretia je päť pravidiel, vďaka ktorým ju niekto naozaj prečíta — napríklad prečo úloha bez mena a dátumu nie je úloha.
Formát, ktorý si viete prispôsobiť
PDF stiahnete rovno a vytlačíte. Súbor .docx otvoríte vo Worde, Google Dokumentoch aj LibreOffice a upravíte si ho podľa toho, ako porady vediete vy.
Slovensky, česky, anglicky a nemecky
Každá jazyková verzia je samostatný súbor, nie preklad rozhrania — pre firmy, ktoré porady vedú vo viacerých jazykoch.
Čo má obsahovať zápisnica z porady?
Minimálne šesť vecí: kedy a kde sa porada konala, kto bol prítomný, aký bol program, čo z jednotlivých bodov vyplynulo, aké padli rozhodnutia a aké úlohy z toho vznikli — s menom zodpovedného a termínom. Bez posledného bodu je zápisnica len záznam, nie nástroj. Náš vzor má všetkých šesť sekcií pripravených, takže sa nedá zabudnúť.
Je vzor zápisnice naozaj zadarmo?
Áno. PDF stiahnete priamo, bez zadávania e-mailu. Editovateľný súbor .docx pošleme výmenou za e-mailovú adresu, aby sme vedeli, komu vzor posielame — použijeme ju na poslanie vzoru a občasnú novinku, odhlásiť sa dá odpoveďou na ktorýkoľvek e-mail. Za samotný vzor sa neplatí nič a nie je to skúšobná verzia.
V akom formáte je vzor?
V dvoch. PDF má tri strany A4 a je na vytlačenie a vypĺňanie rukou. Súbor .docx je ten istý dokument na úpravu — otvorí sa vo Worde, v Google Dokumentoch aj v LibreOffice, takže si viete prepísať nadpisy, pridať stĺpce do tabuľky úloh alebo doplniť logo firmy.
Ako dlho sa má zápisnica písať?
Počas porady, nie po nej. Zápisnica dopísaná na druhý deň je z polovice rekonštrukcia toho, čo si pisateľ pamätá, a presne tam vznikajú spory o to, čo bolo dohodnuté. Ak je štruktúra pripravená vopred — a to je celý zmysel vzoru — vypĺňa sa priebežne a po porade zostáva len rozposlať ju.
Čím sa líši zápisnica od zápisu a od protokolu?
V bežnej firemnej praxi ide o to isté a slová sa používajú zameniteľne; „zápis z porady“ je bežnejší v Česku, „zápisnica“ na Slovensku. Formálny protokol s presným priebehom a doslovnými vyjadreniami má zmysel pri valnom zhromaždení alebo pri kontrolnom orgáne — na bežnú tímovú poradu je zbytočne ťažký a nikto ho nečíta.
Dá sa zápisnica viesť rovno v systéme namiesto dokumentu?
Áno a pri pravidelných poradách to má zmysel. V CTM je zápisnica súčasťou samotnej porady: program si pripravíte dopredu, dochádzku odkliknete, poznámky píšete priamo k bodom a úlohy, ktoré z porady vzniknú, sa stanú skutočnými úlohami s riešiteľom a termínom — nezostanú vetou v dokumente, na ktorý sa o týždeň nikto nepozrie. Porady sú súčasťou plánu Starter za 25 € mesačne za celú firmu.
Pripravení začať?
Vyskúšajte CTM zadarmo 14 dní. Bez viazanosti, bez kreditnej karty.
Vyskúšať zadarmo