Besprechungsprotokoll — Vorlage kostenlos herunterladen
Eine fertige Struktur mit allem, was beim Schreiben vergessen wird: Tagesordnung, Anwesenheit, Beschlüsse und eine Aufgabentabelle mit verantwortlicher Person und Termin. Als .docx und PDF, kostenlos.
Dieselbe Vorlage in Word — Überschriften ändern, Spalten ergänzen, Logo einsetzen.
Was die Vorlage enthält
Kopfzeile der Besprechung, Anwesende und Entschuldigte, Tagesordnung, Verlauf und Ergebnisse je Punkt, Beschlüsse, eine Aufgabentabelle mit Was / Wer / Bis wann / Status sowie die nächste Besprechung.
Zwei Seiten zum Ausfüllen, eine dritte mit Anleitung
Die ersten beiden Seiten sind das Protokoll selbst. Die dritte enthält fünf Regeln, die es lesenswert machen — angefangen damit, warum eine Aufgabe ohne Namen und Datum keine Aufgabe ist.
Ein Format, das Sie anpassen können
Das PDF laden Sie direkt herunter und drucken es. Die .docx öffnet sich in Word, Google Docs und LibreOffice — passen Sie sie an Ihre Besprechungen an.
Slowakisch, Tschechisch, Englisch und Deutsch
Jede Sprache ist eine eigene Datei, keine Oberflächenübersetzung — für Unternehmen, die in mehreren Sprachen tagen.
Was gehört in ein Besprechungsprotokoll?
Mindestens sechs Dinge: wann und wo die Besprechung stattfand, wer anwesend war, wie die Tagesordnung aussah, was sich aus den einzelnen Punkten ergab, welche Beschlüsse fielen und welche Aufgaben daraus entstanden — jeweils mit verantwortlicher Person und Termin. Ohne den letzten Punkt ist ein Protokoll nur eine Aufzeichnung, kein Werkzeug. Unsere Vorlage enthält alle sechs Abschnitte.
Ist die Vorlage wirklich kostenlos?
Ja. Das PDF laden Sie ohne E-Mail-Adresse direkt herunter. Die bearbeitbare .docx senden wir im Austausch gegen eine E-Mail-Adresse, damit wir wissen, an wen — wir nutzen sie für die Vorlage und gelegentliche Neuigkeiten, und eine Antwort auf eine beliebige E-Mail beendet das. Die Vorlage selbst kostet nichts und ist keine Testversion.
In welchen Formaten gibt es die Vorlage?
In zwei. Das PDF umfasst drei A4-Seiten zum Ausdrucken und handschriftlichen Ausfüllen. Die .docx ist dasselbe Dokument zum Bearbeiten — sie öffnet sich in Word, Google Docs und LibreOffice, sodass Sie Überschriften ändern, Spalten in der Aufgabentabelle ergänzen oder Ihr Logo einsetzen können.
Wann sollte das Protokoll geschrieben werden?
Während der Besprechung, nicht danach. Ein am Folgetag geschriebenes Protokoll ist zur Hälfte eine Rekonstruktion dessen, woran sich die schreibende Person erinnert — und genau dort entstehen Streitigkeiten darüber, was vereinbart war. Ist die Struktur vorbereitet, füllt sie sich laufend und muss danach nur noch verschickt werden.
Worin unterscheidet sich ein Protokoll von einem Wortprotokoll?
Im Firmenalltag werden die Begriffe meist gleichbedeutend verwendet. Ein förmliches Wortprotokoll mit dem genauen Verlauf ist bei einer Gesellschafterversammlung oder gegenüber einer Behörde sinnvoll; für eine normale Teambesprechung ist es unnötig schwer und wird nicht gelesen. Ein Team braucht Ergebnisse und Aufgaben, keine Mitschrift.
Kann das Protokoll direkt im System geführt werden?
Ja, und bei wiederkehrenden Besprechungen lohnt es sich. In CTM gehört das Protokoll zur Besprechung selbst: Die Tagesordnung bereiten Sie vorab vor, die Anwesenheit haken Sie ab, Notizen schreiben Sie direkt an die Punkte, und die entstehenden Aufgaben werden zu echten Aufgaben mit zuständiger Person und Frist — statt zu einem Satz in einem Dokument, das niemand wieder öffnet. Besprechungen gehören zum Starter-Plan für 25 EUR im Monat für die ganze Firma.
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