Integrationen: Slack, Outlook und Google Kalender
Aufgaben und Besprechungen in dem Kalender, den Sie ohnehin nutzen, und Benachrichtigungen in Slack. Die .ics-Einladung erreicht per E-Mail auch jene, die nichts zu verbinden haben.
Slack-Benachrichtigungen
Aufgabe zugewiesen, Aufgabe erledigt, neue Besprechung, Urlaubsantrag und dessen Genehmigung. Sie wählen, welche Ereignisse in den Kanal gehen; eingerichtet wird es einmal für die ganze Firma per Webhook.
Outlook und Google Kalender
Aufgaben und persönliche Notizen synchronisieren sich mit Google Kalender und mit Outlook (Microsoft 365). Jede Person verbindet ihr eigenes Konto im Profil, nicht ein Administrator zentral.
Kalendereinladung in der E-Mail
Die E-Mail zur Besprechung enthält eine .ics-Einladung, sodass Outlook und Gmail direkt Zusagen oder Absagen anbieten. Eine Terminänderung überschreibt den ursprünglichen Termin, eine Absage entfernt ihn aus dem Kalender.
Herunterladen oder sich selbst zusenden
Bei jeder Aufgabe und Besprechung gibt es eine Schaltfläche zum Herunterladen der .ics-Datei und eine, um den Termin an die eigene Adresse zu senden — praktisch am Handy, wo eine heruntergeladene Datei nichts zum Öffnen hat.
Welche Integrationen bietet CTM und in welchem Plan?
Der Pro-Plan für 59 € pro Monat und Organisation enthält Slack-Benachrichtigungen, Outlook-Kalender-Sync über Microsoft 365 und die Synchronisation mit Google Kalender. Kalendereinladungen als .ics funktionieren in jedem Plan, auch in Free, weil sie per E-Mail kommen und beim Empfänger nichts Verbundenes brauchen. Slack richtet ein Administrator einmal für die ganze Firma ein, das Kalenderkonto verbindet jede Person selbst im Profil.
Wie kommen Besprechungen nach Outlook, wenn wir kein Microsoft 365 nutzen?
Über die .ics-Einladung in der Benachrichtigungs-E-Mail. Die Graph API von Microsoft kann nur in Kalender schreiben, die bei Microsoft gehostet sind — eine Firma, deren Mail woanders liegt, kann den Outlook-Sync also nicht nutzen, egal wie er konfiguriert ist. Die Einladung löst das: Die E-Mail trägt den Termin selbst, Outlook und Gmail zeigen darin Zusagen und Absagen, eine Verschiebung überschreibt den Termin, eine Absage entfernt ihn.
Was genau sendet CTM an Slack?
Fünf Ereignisse, die je Organisation einzeln ein- und ausschaltbar sind: Aufgabe zugewiesen, Aufgabe erledigt, neue Besprechung, Urlaubsantrag eingereicht und Urlaubsantrag genehmigt. Die Nachrichten gehen über einen Incoming Webhook in einen Kanal, es wird also keine Slack-App installiert und kein Benutzer einzeln autorisiert — ein Administrator fügt die Webhook-URL einmal unter Einstellungen → Integrationen ein und kann eine Testnachricht senden.
Aktualisiert eine Zusage in Outlook die Rückmeldung in CTM?
Noch nicht. Zusage oder Absage im Kalenderprogramm gehen an das Absenderpostfach, und CTM verarbeitet eingehende Mail nicht — der Teilnehmer gilt also weiter als ohne Antwort. Die Benachrichtigungs-E-Mail sagt das ausdrücklich und bittet, die Teilnahme auch in CTM zu bestätigen. Die Verknüpfung von Kalenderantworten mit der Rückmeldung ist geplant.
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