Eine Aufgabe mit Frist am Donnerstag. Die zuständige Person ist seit Mittwoch im Urlaub. Sie erfahren es am Freitagmorgen, wenn die Frist bereits verstrichen ist — und niemand ist schuld, denn diese Information hatte keinen Ort, an dem sie sichtbar gewesen wäre.

Das ist einer der häufigsten Zeitverluste in kleinen Unternehmen, und er entsteht nicht aus Nachlässigkeit. Er entsteht daraus, dass Aufgaben in einem Werkzeug liegen und Abwesenheiten in einem anderen — in einer Tabelle, in E-Mails oder im Kopf einer Person.

Warum gewöhnliche Aufgabenwerkzeuge nicht warnen können

Asana, Monday.com und ClickUp haben kein Abwesenheitsmodul. Nicht aus Versehen — HR ist schlicht eine andere Softwarekategorie. Solange Urlaub außerhalb des Aufgabenwerkzeugs lebt, kann das Werkzeug beim Zuweisen nicht warnen, weil es vom Urlaub nichts weiß.

CTM führt beides in einem Produkt, die Information steht also genau dann bereit, wenn sie nützt: beim Anlegen der Aufgabe.

Warnung im Moment der Zuweisung

Sobald eine Aufgabe ein Fälligkeitsdatum und eine zuständige Person hat, prüft CTM deren Abwesenheiten im Zeitraum und zeigt die Warnung im Formular selbst — vor dem Speichern. Dabei unterscheidet es zwei Zustände:

Genehmigte Abwesenheit — ein hartes Signal, diese Person arbeitet im Zeitraum nicht
Antrag in Genehmigung — eine weichere Notiz, denn er kann noch abgelehnt werden

Dieselbe Prüfung läuft beim Planen einer Besprechung. Es ist keine Sperre — Sie können weiterhin speichern. Es geht darum, mit der Information zu entscheiden statt ohne sie.

Homeoffice blockiert die Arbeit nicht. Bewusst

Wer im Homeoffice ist, arbeitet — nur nicht im Büro. Das als Konflikt zu werten hieße, dass das System bei etwas völlig Normalem stört. Homeoffice erscheint daher als Information, nicht als Hindernis.

Urlaub, Krankheit, Familienpflege und Kurzabwesenheit blockieren die Arbeit. Dort ist die Warnung berechtigt.

Wie viele aus einer Abteilung gleichzeitig fehlen dürfen

Die andere Hälfte des Problems ist nicht die einzelne Person, sondern das Team. Drei von zehn gleichzeitig im Urlaub sind vielleicht unproblematisch; drei von fünf fast sicher nicht.

Der Urlaubsantrag zeigt deshalb, wie viele Personen derselben Abteilung im Zeitraum abwesend sind und welchen Anteil des Teams das ausmacht. Den Schwellenwert legen Sie selbst fest, darüber wird der Wert hervorgehoben — sodass es vor dem Genehmigen auffällt, nicht danach.

Feiertage, die nicht als Arbeitstage zählen

Urlaub vom 30. April bis 2. Mai sind keine drei Urlaubstage. Der erste Mai ist ein Feiertag und hat vom Anspruch nichts abzuziehen.

CTM hat die Feiertage der Slowakei, Tschechiens und Deutschlands eingebaut und wendet sie nach dem eingestellten Land der Firma an. Sie sind im Kalender markiert und von den Arbeitstagen ausgenommen — auch die beweglichen wie Karfreitag und Ostermontag.

Die Urlaubsstatistik lässt sich in Kalendertagen oder in Arbeitstagen lesen, je nach interner Regelung.

Jahresübersicht samt derer, die nichts nehmen

Manager und Administratoren sehen die Jahresübersicht des gesamten Teams. Ein Detail wiegt schwerer, als es klingt: Sie enthält auch Personen, die bisher gar keinen Urlaub genommen haben.

Genau die sind interessant. Nicht genommener Urlaub am Jahresende ist ein Problem für die Firma und für den Menschen, und im September fällt er deutlich günstiger auf als im Dezember.

Was Sie dafür brauchen

Die Kapazitätsplanung gehört zum Urlaubsmodul, verfügbar ab dem Starter-Plan für 19 € pro Monat für die gesamte Organisation — nicht pro Benutzer. Zu konfigurieren ist genau eine Sache: das Land der Firma, das die Feiertage bestimmt.

Mehr dazu auf Kapazitätsplanung und Feiertage und Urlaubsverwaltung.

Wer wann verfügbar ist: Kapazitätsplanung und Feiertage