Arbeit, die Ihnen Kollegen auf dem Flur zuschieben, ist nirgends erfasst

„Schickst du mir noch die Unterlagen zu den Rechnungen?" Sie sagen ja, weil es wenig Arbeit ist. Drei Tage später fragt die Kollegin, wo es bleibt. Sie erinnern sich an die Zusage — und daran, dass Sie sie nirgends notiert haben.

Das ist kein Problem schlecht geführter Aufgaben. Ihre Aufgaben sind in Ordnung: Die Führungskraft weist zu, was zu tun ist, oder Sie legen es selbst an. Das Problem ist die Arbeit, die nebenbei kommt — im Chat, auf dem Flur, am Ende einer Besprechung. Sie ist nirgends erfasst, solange Sie sie nicht selbst als Aufgabe aufschreiben, und ein Teil geht schlicht verloren.

Warum daraus nicht sofort eine Aufgabe wird

Der erste Gedanke lautet meist: Dann soll die Kollegin die Aufgabe eben selbst anlegen. Das funktioniert aber nicht, und zwar nicht aus Bequemlichkeit.

Wer Ihnen eine Aufgabe anlegen will, muss wissen, in welches Projekt sie gehört, in welche Spalte, welche Priorität angemessen ist und bis wann Sie es realistisch schaffen. Das sind Einschätzungen, die nur treffen kann, wer die Arbeit macht. Soll die Gegenseite das ausfüllen, gibt sie entweder auf oder kippt Ihnen etwas ins Projekt, das dort nicht hingehört und neu gemacht werden muss.

Eine Anfrage in CTM ist deshalb bewusst keine Aufgabe. Die absendende Person wählt kein Projekt, keine Spalte und keinen verbindlichen Termin. Sie schreibt, was sie braucht, bis wann sie es bräuchte und ob es eine Aufgabe, eine Frage, eine Freigabe oder nur eine Information ist. Wohin es gehört und ob Sie es überhaupt übernehmen, entscheiden Sie.

Der Termin ist ein Vorschlag, keine Zusage

Das genannte Datum ist ein Vorschlag. Wenn Sie aus der Anfrage eine Aufgabe machen, bestätigen Sie den Termin oder schreiben ihn um — und genau dort wird die Absprache festgehalten. Bisher lief dieses Aushandeln im Chat und wurde nirgends notiert, sodass sich eine Woche später jede Seite an ein anderes Datum erinnerte.

Das Umwandeln ist ein Klick: Titel, Beschreibung, Priorität und der vorgeschlagene Termin sind vorausgefüllt, Sie ergänzen das Projekt. Zuständig sind Sie, und die Anfrage bleibt mit der Aufgabe verknüpft.

Ablehnen ist möglich, aber mit Grund

Eine Anfrage ist keine Anweisung. Sie können sie ablehnen — aber nicht ohne Grund, die Schaltfläche lässt sich sonst nicht auslösen.

Das ist Absicht, keine Schikane. Eine Anfrage, die ohne Erklärung verschwindet, bringt der Gegenseite genau eines bei: dass sich das Senden nicht lohnt. Binnen eines Monats läuft alles wieder über den Chat und die Funktion ist tot. Ein einziger Satz — „bis morgen schaffe ich es nicht, bis Monatsende schon" — hält den ganzen Mechanismus am Leben.

Wenn es nicht zu Ihnen gehört

Ein Teil der Anfragen landet bei der falschen Person. Sie abzulehnen wäre formal richtig und praktisch nutzlos, deshalb lassen sie sich weiterleiten.

Das Weiterleiten beginnt keinen neuen Verlauf. Die Empfängerseite ändert sich, es bleibt sichtbar, wer weitergereicht hat, und die ursprünglich absendende Person wird benachrichtigt — sie verfolgt also nicht zwei Hälften derselben Sache an zwei Orten.

Niemand muss hinterherfragen

Das halten wir für den wichtigsten Teil. Sobald die aus der Anfrage entstandene Aufgabe auf Erledigt wechselt, schließt sich die Anfrage von selbst und die absendende Person bekommt eine Meldung.

Niemand muss „hast du es gemacht?" schreiben und niemand „ja, letzte Woche" antworten. Den Status sieht man die ganze Zeit — offen, angenommen, erledigt, abgelehnt, zurückgezogen.

Was es nicht ist

Es ist kein Helpdesk und kein zweites Kanban-Board. Eine Anfrage hat keine eigenen Spalten, keine eigenen Status und keine SLA-Regeln und soll nicht wochenlang leben. Sie soll Stunden bis Tage leben: Sie kam an, Sie haben entschieden, sie wurde zur Aufgabe oder starb mit Begründung. Sobald sie einen eigenen Workflow braucht, hätte sie längst eine Aufgabe sein müssen.

Wo Sie es finden

In der Seitenleiste gibt es den neuen Punkt Anfragen mit der Anzahl derer, die auf Ihre Entscheidung warten. Er hat drei Reiter: Erhalten, Gesendet und Abgeschlossen.

Anfragen sind in allen Plänen enthalten, auch im kostenlosen — das ist Grundlage der Zusammenarbeit, kein Premium-Feature. Und weil die Desktop-App für Windows und macOS eine Hülle um dieselbe Anwendung ist, erscheinen sie dort von selbst, ohne dass etwas heruntergeladen werden muss.