Urlaubsplan in Excel: wann er reicht und wann er Geld kostet

Ein Urlaubsplan in Excel hat einen enormen Vorteil: Er funktioniert zehn Minuten nach dem Anlegen und niemand muss geschult werden. Deshalb haben ihn die meisten kleinen Unternehmen, und deshalb ist es völlig vernünftig, damit anzufangen.

Das Problem ist, dass er leise aufhört zu funktionieren. Er bricht nicht auf einmal zusammen — Sie hören nur nach und nach auf, der Tabelle zu glauben, bis der tatsächliche Urlaubsstand eines Tages nur noch im Kopf einer einzigen Person existiert.

Wann Excel für die Urlaubsverwaltung reicht

Bis etwa fünf Personen, wenn eine Person alles genehmigt und alle im selben Raum sitzen. In dieser Größe ist eine Tabelle billiger und schneller als alles andere. Wenn das auf Sie zutrifft, ändern Sie nichts.

Was zuerst kaputtgeht

Der Resturlaub. Der häufigste Streitpunkt im ganzen Thema. Die Mitarbeiterin sagt, sieben Tage seien übrig, die Tabelle sagt fünf, und niemand kann belegen, woher die Differenz kommt — denn eine Tabelle zeigt ein Ergebnis, keine Historie. Es fehlt die Spur, wer wann was eingetragen hat.

Überschneidungen im Team. Zwei Personen derselben Abteilung nehmen dieselbe Woche. In der Tabelle wäre das sichtbar, aber nur wenn jemand hinschaut — und die genehmigende Person schaut, wenn sie zufällig daran denkt.

Feiertage. Urlaub von Montag bis Freitag mit einem Feiertag am Donnerstag sind vier Tage, nicht fünf. In Excel zieht das jemand von Hand ab, jedes Mal. Ein Unternehmen mit Leuten in zwei Ländern pflegt zwei Feiertagskalender.

Wer hat das eigentlich genehmigt. Der Antrag kommt per E-Mail, die Genehmigung geht per E-Mail, eingetragen wird er von einer dritten Person. Ein halbes Jahr später heißt „war das genehmigt?" im Postfach suchen.

Was ein Urlaubssystem können muss

Es ist nicht viel, und es braucht dafür keine große HR-Suite. Fünf Dinge:

1. Mitarbeitende stellen den Antrag selbst — über ein Formular, das einen Datensatz erzeugt, nicht per E-Mail, die verloren geht.
2. Die Genehmigung ist ein Klick und hinterlässt eine Spur: wer, wann, was genau.
3. Der Resturlaub berechnet sich selbst aus Anspruch, genommenen Tagen und genehmigten Anträgen.
4. Feiertage liegen im System und werden automatisch abgezogen, nach dem Land der Person.
5. Die Planung des ganzen Teams liegt auf einem Bildschirm, damit Überschneidungen bei der Genehmigung auffallen und nicht am ersten Abwesenheitstag.

Warum übliche Projekt-Tools das nicht können

Asana, Monday.com und ClickUp haben kein Abwesenheitsmodul. Das ist kein Versäumnis — HR ist eine andere Softwarekategorie, in der sie nicht antreten. Die Folge ist trotzdem unangenehm: Das Tool, in dem Sie Aufgaben vergeben, weiß nicht, dass die zuständige Person nächste Woche weg ist, und kann Sie nicht warnen.

Umgekehrt gilt dasselbe. Ein klassisches HR-System verwaltet Urlaub, weiß aber nichts über Aufgaben und Fristen — geplant wird weiterhin blind.

Wie CTM das löst

CTM hat beides im selben Produkt. Mitarbeitende stellen den Antrag online, Führungskräfte genehmigen ihn mit einem Klick, der Resturlaub rechnet sich neu, und die Feiertage der Slowakei, Tschechiens und Deutschlands sind hinterlegt. Das ganze Jahr des Teams liegt auf einem Bildschirm.

Entscheidend ist die Verbindung: Vergeben Sie eine Aufgabe an jemanden, der über diese Frist genehmigten Urlaub hat, sagt CTM es Ihnen sofort — nicht erst, wenn die Frist verstrichen ist.

Die Urlaubsverwaltung gehört zum Starter-Plan für 25 EUR im Monat für die ganze Firma, nicht pro Benutzer. Bei zehn Personen sind das 2,50 EUR pro Kopf und Monat — in der Regel weniger, als die Zeit für das Korrigieren der Tabelle kostet.

Kurz gefasst

Excel ist kein schlechtes Werkzeug und es gibt keinen Grund, es aus Prinzip aufzugeben. Es gibt einen Grund, es zu verlassen, sobald Sie über Resttage streiten, Überschneidungen übersehen und Feiertage von Hand abziehen. Das ist der Punkt, an dem die Tabelle aufgehört hat, Zeit zu sparen, und angefangen hat, sie zu kosten.