Úkol s termínem ve čtvrtek. Řešitel má od středy dovolenou. Zjistíte to v pátek ráno, když termín už uplynul — a nikdo za to nemůže, protože ta informace neměla kde být vidět.

Je to jedna z nejběžnějších ztrát času v malých firmách a nevzniká z nedbalosti. Vzniká z toho, že úkoly jsou v jednom nástroji a dovolené ve druhém — v tabulce, v mailu nebo v hlavě.

Proč o tom běžné nástroje na úkoly nevědí

Asana, Monday.com ani ClickUp nemají modul nepřítomností. Ne proto, že by na to zapomněly, ale proto, že HR je jiná kategorie softwaru. Dokud dovolené žijí mimo nástroj na úkoly, nástroj vás při přidělování práce nemá jak varovat — o dovolené jednoduše neví.

CTM má obojí v jednom produktu, takže ta informace je k dispozici přesně tehdy, kdy je užitečná: ve chvíli, kdy úkol zadáváte.

Varování ve chvíli přiřazení

Jakmile má úkol termín a řešitele, CTM zkontroluje jeho nepřítomnosti v daném období a upozornění ukáže přímo ve formuláři — ještě před uložením. Rozlišuje přitom dva stavy:

Schválená nepřítomnost — tvrdý signál, ten člověk v daném termínu nepracuje
Žádost čekající na schválení — mírnější poznámka, protože ještě může být zamítnuta

Táž kontrola běží při plánování porady. Není to blokace — úkol i poradu uložíte, pokud chcete. Jde o to, abyste se rozhodovali s informací, ne bez ní.

Home office práci neblokuje. Záměrně

Člověk na home office pracuje, jen není v kanceláři. Považovat to za konflikt při přidělování úkolu by znamenalo, že vás systém otravuje kvůli něčemu zcela v pořádku. Proto se home office ukazuje jako informace, ne jako překážka.

Práci blokuje dovolená, nemocenská, OČR a propustka. To jsou stavy, u kterých má varování smysl.

Kolik lidí z oddělení může být pryč najednou

Druhá polovina problému není jednotlivec, ale tým. Tři lidé z deseti na dovolené současně nemusí být problém; tři z pěti téměř jistě ano.

U žádosti o dovolenou je proto vidět, kolik lidí ze stejného oddělení je v daném termínu pryč a jaký podíl týmu to je. Práh si nastavíte sami a nad ním se údaj zvýrazní, takže si toho schvalovatel všimne před kliknutím na schválení, ne po něm.

Svátky, které se nepočítají do pracovních dnů

Dovolená od 30. dubna do 2. května nejsou tři dny dovolené. První máj je státní svátek a nemá co ubírat z nároku.

CTM má státní svátky Slovenska, Česka a Německa přímo v systému a uplatňuje je podle země, kterou má firma nastavenou. Svátky jsou vyznačené v kalendáři a nepočítají se mezi pracovní dny — včetně pohyblivých, jako je Velký pátek a Velikonoční pondělí.

Statistiku čerpání si můžete prohlédnout v kalendářních i v pracovních dnech, podle toho, jak to má firma ve vnitřních pravidlech.

Roční přehled včetně těch, kdo nečerpají

Manažer a administrátor mají roční přehled čerpání celého týmu. Podstatná je jedna věc, kterou většina přehledů vynechává: jsou v něm i lidé, kteří zatím nečerpali nic.

Právě ti jsou totiž ti zajímaví. Nevyčerpaná dovolená na konci roku je problém pro firmu i pro člověka a všimnout si jí v září je mnohem levnější než v prosinci.

Co k tomu potřebujete

Kapacitní plánování je součástí modulu dovolených, dostupného od plánu Starter za 19 € měsíčně za celou organizaci — ne za uživatele. Nastavit je třeba jedinou věc: zemi firmy, podle které se uplatní svátky.

Podrobnosti jsou na stránce Kapacitní plánování a svátky a Správa dovolených.

Kdo je kdy k dispozici: kapacitní plánování a svátky