Plán dovolených v Excelu má jednu obrovskou výhodu: začne fungovat za deset minut a nikoho nemusíte nic učit. Proto ho má většina malých firem a proto je úplně rozumné jím začít.

Problém je, že přestane fungovat potichu. Nerozbije se najednou — jen postupně přestanete tabulce věřit, až jednoho dne zjistíte, že skutečný stav dovolených zná jeden člověk a má ho v hlavě.

Kdy Excel na evidenci dovolených stačí

Zhruba do pěti lidí, když dovolené schvaluje jeden člověk a všichni sedí v jedné místnosti. Tehdy je tabulka levnější a rychlejší než cokoli jiného. Pokud jste v této situaci, nic neřešte.

Co se pokazí jako první

Zůstatek dnů. Nejčastější spor v celé agendě. Zaměstnanec tvrdí, že mu zbývá sedm dnů, tabulka říká pět, a nikdo neumí doložit, kde vznikl rozdíl — protože tabulka ukazuje výsledek, ne historii. Chybí stopa: kdo, kdy a co do ní zapsal.

Kolize v týmu. Dva lidé ze stejného oddělení si vezmou tentýž týden. V tabulce to vidět jde, ale jen když se někdo podívá — a schvalovatel se dívá tehdy, když si vzpomene.

Státní svátky. Dovolená od pondělí do pátku, ve které je ve čtvrtek svátek, není pět dnů, ale čtyři. V Excelu to musí někdo odečíst ručně, pokaždé. U firmy, která má lidi v Česku i na Slovensku, jsou to dva různé kalendáře svátků.

Kdo to vlastně schválil. Žádost přijde mailem, schválení odejde mailem, do tabulky to zapíše třetí člověk. Když se za půl roku ptáte, jestli byla dovolená schválená, hledáte v mailech.

Co má umět systém na evidenci dovolených

Není toho mnoho a nepotřebujete kvůli tomu velký HR software. Stačí pět věcí:

Žádost podává zaměstnanec sám. Ne mailem, který se někde ztratí, ale formulářem, který založí záznam.
Schválení je jedno kliknutí a nechá stopu. Kdo schválil, kdy a co přesně.
Zůstatek se počítá sám z nároku, čerpání a schválených žádostí — ne ručním přepočtem.
Svátky jsou v systému a odečítají se automaticky, podle země zaměstnance.
Plán celého týmu je na jedné obrazovce, aby byly kolize vidět při schvalování, ne až v den nástupu.

Proč to běžné nástroje na projekty neumí

Asana, Monday.com ani ClickUp modul nepřítomností nemají. Není to opomenutí — HR je jiná kategorie softwaru a oni v ní nesoutěží. Důsledek pro firmu je ale nepříjemný: nástroj, ve kterém zadáváte úkoly, netuší, že řešitel bude příští týden pryč, a nemá jak vás varovat.

Opačně to platí také. Klasický HR systém dovolené zvládne, ale o úkolech a termínech neví nic, takže se plánuje dál naslepo.

Jak to řeší CTM

CTM má obojí v tomtéž produktu. Zaměstnanec podá žádost online, manažer ji schválí jedním kliknutím, zůstatek se přepočítá sám a státní svátky Česka, Slovenska i Německa jsou v systému. Plán celého týmu na celý rok je na jedné obrazovce.

Podstatné je to propojení: když přiřazujete úkol člověku, který má v tom termínu schválenou dovolenou, CTM vás na to upozorní hned — ne až když termín uteče.

Dovolené jsou součástí plánu Starter za 25 € měsíčně za celou firmu, ne za uživatele. Pro desetičlenný tým to vychází na 2,50 € na osobu měsíčně, což je u této agendy obvykle méně, než stojí čas strávený opravováním tabulky.

Shrnutí

Excel není špatný nástroj a nemá smysl od něj utíkat ze zásady. Má smysl od něj odejít tehdy, když začnete řešit spory o zůstatek dnů, když vám kolize unikají a když svátky odečítá člověk. To je moment, ve kterém tabulka přestala šetřit čas a začala ho utrácet.

Plán dovolených v Excelu: kdy stačí a kdy začne stát peníze