Novinka: Opakující se úkoly — rutina, na kterou už nemusíte myslet

Měsíční fakturace. Týdenní report pro klienta. Kontrola zálohování každé pondělí. Každá firma má úkoly, které se vracejí pořád dokola — a které musí někdo pokaždé ručně vytvořit, přidělit a uhlídat. Přesně to odteď dělá CTM za vás.

Co jsou opakující se úkoly

V detailu kteréhokoli úkolu nastavíte opakování: denně, týdně, měsíčně nebo ročně, s vlastním intervalem (například každé 2 týdny) a volitelným datem konce. CTM pak ve správný den automaticky vytvoří novou kopii úkolu — a nezapomene na nic:

• Řešitelé — nový úkol je rovnou přidělen stejným lidem, kteří dostanou notifikaci
• Štítky a skupina — úkol padne do správného kontextu na tabuli
• Cíle (checklist) — kontrolní seznam se zkopíruje nezaškrtnutý, připravený na nové kolo
• Termín — nový úkol má termín v den výskytu, takže se objeví i v přehledech a připomínkách

Opakující se úkoly poznáte na Kanban tabuli podle odznaku opakování. Původní úkol slouží jako šablona — když ho upravíte, další kopie se vytvoří už s novým obsahem.

Na co se hodí

Administrativa: fakturace k prvnímu dni v měsíci, mzdové podklady, měsíční uzávěrka. Provoz: pravidelná údržba, revize, kontrola skladu. Týmové rituály: příprava podkladů na týdenní poradu, měsíční report pro vedení či klienta. HR: roční hodnoticí pohovory, obnova školení a certifikátů.

Společný jmenovatel: úkol, na který si dnes musí někdo vzpomenout. Odteď si na něj vzpomene systém.

Dostupné pro všechny — i ve Free plánu

Opakující se úkoly jsme zařadili do všech plánů včetně bezplatného. U konkurence je podobná automatizace často součástí vyšších placených úrovní — v CTM ji má každý tým od prvního dne.

Funkci najdete v detailu úkolu pod sekcí Opakování. Vyzkoušejte ji na prvním rutinním úkolu, který vás napadne — a už se k němu nemusíte vracet.